一、退修信
退修信，首先是对投稿论文学术价值的认可，作为和论文作者沟通的一个重要渠道，退修信的作用非常重要。收到退修信一方面表明编辑部内部、外审专家和编委会对论文价值的认可。编辑结合专家意见和自身专业知识对论文的内容给出详细的修改意见和建议，可以是适当删减文字或者进一步完善内容，或者要求提供一些证明性文件、材料或者原始数据。另一方面收到退修信表明作者只要按照修改意见完善论文内容，通过返修评审即可在本刊发表。良好的退修信不仅体现编辑的良好工作态度和责任感，而且可以给作者的修改和完善数据提供明确的方向，能提升稿件返修的成功率。
（一）全面了解论文的内容
收到论文后，编辑首先要了解论文的摘要，了解论文的研究方向、写作思路和学术水平是否符合本刊的征稿需求。不符合要求的直接拒稿，以免浪费时间。符合要求的继续阅读，对论文的谋篇布局和字数有个基本了解，对文中的专业术语、标点符号和表格数据的使用进行科学、合理和专业的评价，切记不可对稿件内容不是十分清楚时就盲目地断章取义，过早下结论。一方面可能给作者留下不专业、不负责的印象。另一方面可能让有的作者不知道怎么修改好，可能会撤稿，导致稿件流失，影响期刊的声誉。
（二）对审稿意见归纳总结，切忌盲目罗列问题
最终的退修意见应该是结合了编辑部、外审专家和编委会的意见以及编辑对谋篇布局、专业术语和标点符号的规范性使用的总和。其中“三审意见”是退修意见的主体和核心。每一次审核的侧重点都不同，编辑部侧重的是整体的研究方向、布局结构和篇幅长短；外审专家侧重的是研究的创新点以及研究方法是否全面，重点是创新和学术价值；编辑的意见可能侧重布局、语言的阐述和表达方式是否合理。其提供的意见可能有重复的、对立的、探讨的、补充的，删减的。如果编辑不加整理，只是简单罗列问题，可能会让作者感到盲从、矛盾、无从下手，可能会对编辑的专业能力和期刊的水平产生怀疑而简单应付，最终可能影响期刊的声誉和影响力。优秀的编辑首先会本着实事求是的态度，对专家的意见进行整理和总结，要本着有主有次、先补充、后删减的原则，简明扼要地梳理不同的修改意见，对于意见相悖的，要及时请教专家，弄明白，并结合自己的专业知识给作者发一份条理清晰、主次分明的退修信，指导论文作者全面整理和详细修改，提高返修的成功率。
（三）退修意见表达要清楚明确
论文退修意见要简单、明确和清楚，同时要注意措辞的表达。对编委会和专家的意见进行简单的梳理，将抽象的建议具体化。比如专家的建议多会写成研究方法缺乏新意、论文创新点乏善可陈、部分段落描述性语言过多应适当删减、讨论性语言不够精练、对比度不够等等模糊的修改意见，如果编辑不加以整理而是简单地转发给论文作者，往往让论文作者摸不着头脑，盲目修改，本来写得挺好的地方，删掉了或者又增加了内容，该删减的地方没有修改，出现论文反复修改，既严重打击了作者的写作信心，也可能会延误论文的出版，产生严重的后果。经验丰富的编辑几句简单的提点，往往会让作者修改起来得心应手，省时省力。比如对专家所提的创新点描述不够，可以提示作者前言叙述部分应简明扼要地介绍该项目的当下研究进展以及本人研究的创新之处即可。比如专家的修改意见为部分段落的语言叙述不够凝练，可以提醒作者前言部分研究进展之处描述性语言过多，可简要介绍，适当标注参考文献即可。如专家提出的讨论部分语言泛泛，缺乏对比，可提醒作者适当总结讨论语言，添加当下研究进展的关键数据，与本文的研究结果进行对比，突出本文的创新之处。往往几句简单的提示就能让作者茅塞顿开，同时编辑也要注意意见的措辞，多鼓励而不是打击作者的积极性，如果作者反复修改，增加的是编辑的工作量。
（四）稿件语言的表述要注重科学性和规范性
外审专家和编委会注重的是稿件的新颖性和学术性。而编辑应从文本的编辑角度对语言表述的不规范和不合理的地方提出自己中肯的意见，这是专业审稿意见不可或缺的有益补充和完善，此阶段编辑如能从篇幅的整体上、专业术语、中英文混排和公式编辑等专业角度上把好关，可以显著减少后期返修的编辑工作量，在一定程度上，返修和后期的出版校对还不完全一样，所以从编辑的角度出发给出的修改意见的侧重点要着重把握：作者修改侧重在立题依据、可行性、创新性、学术性的角度，同时在文章的整体结构、表达思想和篇幅长度上也要有所侧重和控制。语句的表达要言简意赅、通俗易懂，严禁通篇大论，文章的字数要符合期刊的要求，章节和图表不宜过多。排版要严格按照征稿须知严格排版，重点检查作者单位的地址、邮编、顺序的中英文是否一致，摘要的书写和字数是否符合规范，重点检查摘要对文章整体内容的总结和归纳是否完整，不可缺少或者遗漏主要要素，同时要注重英文摘要的书写规范和表达习惯。文中图表重点检查标题和英文翻译，图标的字号、字体和单位要严格符合规范。最后需要检查引用的参考文献是否符合规范，应提供全面完整的参考文献。
二、返修稿
前文提到，高质量和专业的退修意见是返修成功的前提和依据。对返修稿的审查是重要一关，作者对审稿意见的领会程度和认真的工作态度都是返修成功的关键，对保证稿件的质量也非常重要[5]。
（一）编辑对返修稿的态度
编辑对返修稿的态度决定了稿件的质量，因此必须要有高度负责的敬业精神，对照修改意见，逐条检查作者的修改，对于关键点可以请主编和专家把关，力求做到修改到位，切不可敷衍了事。在对待返修稿的态度上，不应仅仅重视修改意见的接受程度，还要对照原文，对在作者新修改的过程中产生的错误进行重新审定，如新增图标，可能产生图标序号错误；新增加的参考文献，可能在文章中没有标注；返修稿新增或者删减作者，对照英文可能没有增加或减少。有很多小的语病或者错误都比较隐蔽，需要编辑抱有高度负责的敬业精神，严格对照原稿，反复校对，尽量做到没有人为误差。
（二）作者对返修稿的态度和意见
作者在修改的过程中，可能会有一些与修改意见不同的个人主张，坚持自己的想法，对于此要高度重视，可以与外审专家进行沟通，必要时可以另请外审专家再次评价，最后再与作者沟通，以期得到最佳的解决办法，既要能体现编辑和专家的认真负责的态度，也是对知识的尊重，对创新和学术的尊重，有利于从整体上提升办刊质量和提升学术影响力。
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