摘要：高等艺术院校的艺术档案存在着“缺”“、差”“、乱”“、弱”等问题，建设艺术档案就要加强艺术档案的精细化管理，根据实际，把握重点，去粗取精，从需求入手，选要点着手。
关键词：艺术院校，艺术档案，建设，广西艺术学院
“艺术档案是指文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录,是宝贵的文化遗产[1]。”艺术档案对于艺术类院校具有不可估量的价值,艺术档案如实地记录了艺术创作、教育、演出、研究等系列艺术活动的开展情况以及取得的成绩,它承载了艺术院校的历史,它沉淀了艺术院校的文化底蕴,它推动了艺术院校文化艺术的进步。
一、建设艺术档案的必要性
广西艺术学院是全国7所综合性普通本科高等艺术院校之一,学校成立于1938年,现有19个教学单位,1所艺术研究院,有艺术学理论、音乐与舞蹈学、戏剧与影视学、美术学、设计学、新闻传播学6个一级学科硕士授权点,38个二级学科和3个硕士专业学位授权点,35个本科专业,43个本科专业方向,15个高职专业,形成了较为完备的高等艺术教育体系。2010年以来,学校承担省部级以上科研项目76项,其他各类科研创作项目763项,获得专利18项。2015年获得国家艺术基金立项项目12项,在全国53所高校中排名第一位。2016年获得国家艺术基金立项22项,在全国3611个机构申报主体（含高校）中位列第一。师生获国内外奖项近700项。广西艺术学院在快速的发展中,出现了大量的艺术档案,这些艺术档案的收集、整理、保存、利用对学校的发展具有至关重要的促进作用。
从形成类型来看,本校的艺术档案主要包括两大类：一是集体形成的艺术档案；二是个人形成的艺术档案。集体形成的艺术档案主要是指各二级行政和教学单位在艺术创作、演出、教育、研究、文化交流等工作和活动中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。例如,本校舞蹈学院师生共同创作的民族舞剧《京岛人家》的艺术档案,其中包括文件资料、剧本、排演场记、宣传画报、新闻报道等文字材料；演员的定妆照、舞美道具和场景设计等照片和声像资料；获奖的证书、奖杯等实物档案等等。个人形成的艺术档案是指艺术家在个体创作实践活动中形成的具有保存价值的历史记录。个人的艺术档案主要有原始文稿、译稿、笔记、日记、乐谱手稿、画、画稿、印信和奖状等等。如阳太阳、陈烟桥、陈良、黄独峰、朱培钧等他们在学校执教治学过程中形成了独具个人特色的艺术档案。艺术的发展与艺术档案有着密不可分和相辅相成的关系。只有把这些艺术档案收集起来、进行有效地保管利用,才能发挥它们的作用,体现它们的价值,促进艺术的发展。
二、艺术档案管理存在的问题
近几年由于学校的逐步重视,艺术档案工作得到了一定发展。但是学校领导、各部门和师生对艺术档案工作的认识还停留在“说起来重要、做起来次要、忙起来忘掉”的层面上。从目前广西艺术学院艺术档案管理现状来看,存在着“缺”、“差”、“乱”、“弱”的问题。
1“.缺”,艺术档案工作缺乏制度保障。广西艺术学院综合档案室成立于1991年,目前,综合档案室有专职工作人员2人,各二级学院有兼职档案员。至今学校档案制度仅有1992年印发的《档案管理制度》《档案利用借阅制度》,2015年修订的《广西艺术学院档案归档办法、归档范围和保管期限表》。学校档案管理规章制度极少,艺术档案收集、整理、保管、利用等各环节缺少制度的保障,严重影响到档案管理工作的开展,使得档案工作无法可依、无章可循、阻力重重。
2“.差”,艺术档案收集不全、保管条件差。首先,档案收集不全。学校有19个教学单位和35个本科专业,各专业产生的艺术档案各不相同,载体丰富、形式多样。由于艺术院校师生的艺术活动范围广阔,除了学校内部的艺术活动,还会经常参加各种国际校际间的演出、比赛,学术交流等活动,由此产生的艺术档案来源广泛、渠道分散、多人经手、无法聚集,很多珍贵的艺术档案散落在各部门和个人手中,只有极少部分保存在学校档案室。其次,保管条件差。学校档案室库房设备只有铁皮柜、空调,未达到艺术档案保管所需要的要求,加上档案管理人员未意识到艺术档案的重要性,使很多艺术档案堆积在库房当中,造成许多美术作品、设计图纸、照片等艺术档案发生撕毁、霉变、虫蛀,以致无法利用。
3“.乱”,专业人才缺乏、管理混乱。学校在用人方面更倾向于教学第一线,很长一段时间,学校档案室无专职的档案管理人员,由院长办公室人员兼职,且变动频繁。再加上档案专业知识不足、对档案职业的认知不深和情感态度欠缺,由此导致档案管理工作混乱。具体表现在档案收集不全不及时,比如在重大演出活动保存的艺术档案中,有的缺少节目单、有的缺少海报、有的缺少照片、有的缺少音像、有的缺少相应的说明文字等等。并且学校有很多的艺术档案收集到档案室以后,未能及时整理归档,人员调动时未能做好交接工作,档案归档工作断节,导致艺术档案堆积、丢失、损坏。
4“.弱”,档案意识相对薄弱。首先,学校的各级领导对艺术档案工作重视不够。学校领导的工作侧重于教学管理、科研创作,各部门分管档案工作的领导并未都按要求把档案工作列入每年的工作计划中,忽视艺术档案的收集归档工作。其次,学校档案管理人员对艺术档案管理不足。学校档案管理员以及各部门兼职档案管理员比较重视传统的文书类档案的管理,未能根据艺术院校的实际需求情况,积极收集管理照片、声像、视频、实物等不同载体的艺术档案。最后,学校师生对艺术档案缺乏足够的认识。艺术档案主要来源于学校师生,但是大部分的教师和学生根本就没有档案意识,对他们在艺术实践中形成的艺术档案无收集、归档、保存、再利用的认识,造成了艺术档案的大量遗失。比如很多大型演出活动结束后,就只留下了几张照片。
三、艺术档案的建设与思考
艺术档案管理涉及面广,内容繁多,要想建设好艺术档案,就要加强艺术档案的精细化管理,就要把握重点,去粗取精,从需求入手,选要点着手。
1. 把握精髓,完善艺术档案管理制度。艺术档案管理不仅需要学校领导的重视,学校各部门和二级教学单位的配合以及广大师生的支持,更需要相应的制度保障。首先,把档案工作纳入学校发展的整体规划,才能保证艺术档案各项规章制度落到实处。其次,应进一步建立健全关于艺术档案管理的各项规章制度,建立一套包括归档制度、工作职责制度、岗位责任制度、保密制度、工作流程、查借阅制度等在内的科学完备的规章制度,才能使艺术档案管理工作有法可依、有章可循。最后,强化制度贯彻执行力度,夯实艺术档案管理基础,形成档案精细化管理模式,使得档案工作制度化、程序化、规范化和科学化。
2. 对准精品,整合高品质艺术档案。首先,前端控制,主动收集艺术档案；其次,鉴定整合,优化艺术档案资源质量；再次,妥善保管,延长艺术档案资源寿命；最后,加强开放,扩大艺术档案的利用程度。加强对艺术档案的前端控制,提前介入重大艺术活动,主动收集材料。每年各部门把大型艺术活动报备到学校办公室,档案管理人员可以根据大型活动的类型以及开展的时间,提前把需要收集归档的艺术档案材料清单列出,发放到学校各单位、各部门,并按要求主动跟进各部门收集资料。优化档案资源就是根据本校的实际利用需求,侧重学校工作重心,突出本校特色,通过鉴定整合,去粗取精,保存有价值的艺术档案。妥善保管就是改善艺术档案的保管条件,档案库房必须达到“八防”要求,特殊载体的艺术档案要特殊处理。加强开放就是加强档案开发力度,寻找新思路,挖掘精品,根据学校特色建立专题艺术档案,高质高效地满足师生的利用需求。
3. 立足精通,建设高素质艺术档案管理队伍。艺术档案管理应该建立数量充足、结构合理、综合素质高、职业道德良好以及具有稳定性、创新性的艺术档案管理队伍。艺术档案管理人员应熟悉和掌握档案专业知识,增强依法治档意识,及时了解和学习新的档案管理办法和制度,要积极探索和运用档案管理的新技术、新方法,结合本校档案工作的实际情况,摸索出更科学的工作方法。应当不断加强对专职档案管理人员以及档案兼职人员的教育与培训,组织档案管理人员参加学术交流、会议、调研等活动,了解档案管理发展的现状,与时俱进,提高自身业务素质。通过技能培训,提高档案专业管理水平；通过适当激励,充分调动艺术档案管理人员的积极性、主动性和创造性,促使档案管理人员能够充分发挥工作热情和创新能力,建设一支综合素质高、能力强、业务精的档案管理队伍。
4. 强化精华,更新观念加强艺术档案意识。加强艺术档案意识需要更新观念,扩大宣传范围；创新思路,丰富宣传手段；转变思想,强化服务意识；与时俱进,合理利用平台。档案工作者在提高自己档案意识的同时,可以通过知识竞赛、专家讲座、专题展览、网络投票等形式不遗余力地向各级领导、广大师生、社会群众宣传艺术档案的作用价值。如举办校史展、教学名师专题展、优秀毕业作品展、毕业演出展、年度参赛获奖照片展等多种形式的艺术档案专题展览。还可以依托校园网络平台,根据学校近期开展工作的重点,挑选出与之相关的主题通过部门网页进行展览,与师生关注的重点事件相契合,才能让广大师生认识到艺术档案的重要价值,从而树立良好的档案意识。
总之,艺术档案沉淀了艺术院校的文化底蕴,对艺术教育、文化传承与创新具有推动力。加强对艺术档案的建设,对艺术类高校的艺术教育、文化传承发展和我国先进文化的建设起着不可替代的重要作用。
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